Dispusar Gianyar Musnahkan 7.673 Arsip Inaktif

GIANYAR, NusaBali

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusar) Kabupaten Gianyar memusnahkan sebanyak 7.673 lembar atau 45 box arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna atau inaktif. 

Arsip ini dimusnahkan di halaman kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Gianyar, Kamis (19/10). Pemusnahan arsip sesuai dengan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor B-KN.00.01/213/2023. 

Pemusnahan ini untuk mengurangi jumlah arsip serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan kearsipan. Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Gianyar I Gede Suardana Putra mengatakan, pemusnahan arsip untuk mengurangi volume arsip yang berketerangan musnah sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) sehingga dapat menghemat tempat, biaya, serta waktu. Pelaksanaan pemusnahan difokuskan pada arsip yang telah melewati batas waktu penyimpanan dan tidak memiliki nilai guna lagi. “Sesuai surat persetujuan dari ANRI dengan nomor B-KN.00.01/213/2023 tertanggal 14 September 2023. Jadi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sudah memberikan izin untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku,” kata Gede Suardana Putra.

Pemusnahan menjadi salah satu bagian penting dalam proses pengarsipan yaitu penciptaan, pengolahan, dan penyusutan. Fase pemusnahan masuk pada bagian penyusutan. Tiga tahapan ini harus berjalan beriringan.

Tahap fase pemusnahan ini melalui proses yang cukup panjang. Sebelum pemusnahan arsip, Dispusar telah membentuk tim untuk melakukan pengecekan dan penelitian terhadap arsip yang diusulkan kepada ANRI untuk dilakukan proses pemusnahan sesuai perundang-undangan. Jika sudah tidak lagi aktif, arsip akan dimusnahkan. Tetapi jika masih aktif, arsip tak bisa dimusnahkan. “Arsip yang bersifat permanen, misalnya surat perjanjian atau akta pendirian lembaga tidak bisa dimusnahkan karena akan menjadi bukti suatu klausul,” paparnya.

Gede Suardana juga mengajak Unit Kearsipan di OPD Kabupaten Gianyar melaksanakan pemusnahan arsip inaktif di unitnya sehingga pengelolaan dan penataan arsip di Kabupaten Gianyar semakin akuntabel.

Kabid Pembinaan dan Pengelolaan Arsip Dispusar Gianyar, Ida Bagus Gede Putu Mayun menjelaskan, pemusnahan arsip menghadirkan saksi dari Bagian Hukum Setda Kabupaten Gianyar dan unsur dari Inspektorat Gianyar. 

Sebanyak 7.673 lembar atau 45 box arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar periode tahun 2002-2010 yang dimusnahkan. “Pada hari ini kami memusnahkan sebanyak 7.600an arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, termasuk arsip yang inaktif,” jelas Gede Suardana. 7 nvi