Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Denpasar Musnahkan 251 Box Arsip

DENPASAR, NusaBali

Penyusutan dilakukan di Ruang Studio Kearsipan Kantor Dinas setempat, Jalan Surapati, Denpasar, Selasa (15/8).

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, Drs I Putu Budiasa MSi mengatakan, pemusnahan atau penyusutan arsip kali ini terhadap 251 box arsip yang terdiri dari 90 box berkas dan 154 box buku milik Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, serta 7 box berkas milik Kelurahan Kesiman. Penyusutan ini dimaksudkan agar mencapai efisiensi dalam pengelolaan arsip yang meliputi ruang atau tempat penyimpanan arsip, tenaga dan biaya serta waktu untuk temu balik arsip yang diperlukan.

“Penyusutan atau pemusnahan arsip merupakan tahapan terakhir dari pengelolaan arsip yang pada awalnya diciptakan, disimpan, dipelihara, kemudian akhirnya disusutkan atau dimusnahkan apabila sudah tidak memiliki nilai guna lagi,” ungkapnya.

Kata dia, tujuan penyusutan tersebut adalah untuk menentukan arsip-arsip yang vital dan memiliki nilai guna serta efisiensi dalam rangka menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya, tenaga, serta untuk mempercepat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. “Adapun arsip unit kerja yang disusutkan pada tahun 2017 ini adalah arsip unit kerja Dinas Perpustakaan dan Kelurahan Kesiman yang memiliki retensi di bawah 10 tahun. Cara penyusutan dilakukan dengan mencerca arsip untuk dijadikan kertas rumput sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.

Sebelum dimusnahkan, arsip-arsip tersebut harus melalui beberapa tahapan. Tahap pra penilaian, kata Budiasa, dilakukan oleh Arsiparis Provinsi Bali selama tiga bulan dari 13 Maret hingga 19 Mei 2017. Kemudian dilanjutkan dengan tahap penilaian selama dua bulan, 23 Mei-22 Juni 2017 terhadap arsip yang diusulkan musnah oleh Arsiparis Provinsi Bali dan beserta unit kerja pemilik arsip serta Lembaga Hukum Pemerintah Kota Denpasar. Barulah mendapatkan persetujuan dari Walikota Denpasar pada 25 Juli 2017 dengan nota persetujuan nomor 045/431.a/Umum.

“Semua itu (berkas yang dimusnahkan, red) harus ditentukan oleh Arsiparis. Tidak bisa sembarang orang, termasuk Kepala Dinas juga tidak bisa. Tetapi karena tahun ini kita tidak punya Arsiparis, kita kerjasama dengan provinsi (Arsiparis Provinsi Bali), mendatangkan 4 sampai 5 Arsiparis untuk bisa menilai dan memilah mana yang bisa dimusnahkan, mana yang dinilai kembali dan mana yang permanen,”  ujarnya.

Disinggung mengenai kebutuhan Arsiparis di Kota Denpasar, Budiasa mengungkapkan, saat ini sedang diperjuangkan formasi Arsiparis sebanyak dua orang. Kebutuhan akan arsiparis ini sudah diperjuangkan sampai tingkat BKD. “Ada dua orang yang telah mengikuti kursus, dan ini akan kita langsung koordinasikan sehingga dapat dilakukan infasing, sehingga kita bisa memiliki Arsiparis,” katanya.

Ditambahkan Budiasa, untuk nantinya pemusnahan arsip akan dilakukan di masing-masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD) mulai dari pemberkasan, penilaian hingga pemusnahan dengan melibatkan Arsiparis. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar nantinya hanya menyimpan arsip yang memiliki nilai guna. “Nantinya setelah berdasarkan penilaian Arsiparis, arsip-arsip yang sudah dinilai berstatus permanen, sehingga itu akan menjadi arsip statis. Itu yang nantinya akan diserahkan ke kita. Jadi bukan diserahkan gelondongan seperti dulu,” tegasnya. *in