Dispusar Gianyar Musnahkan 20.518 Lembar Arsip Inaktif
GIANYAR, NusaBali - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusar) Kabupaten Gianyar memusnahkan 20.518 lembar atau 49 box arsip inaktif periode 2011-2016 di Kantor Dispusar Gianyar, Jumat (22/11).
Pemusnahan ini untuk mengurangi jumlah arsip serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan kearsipan sesuai amanat Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pemusnahan arsip menghadirkan saksi dari Bagian Hukum Setda Kabupaten Gianyar dan Inspektorat Gianyar.
Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar, I Gede Suardana Putra mengatakan pemusnahan arsip dilakukan guna mengurangi volume arsip yang berketerangan musnah sesuai jadwal retensi arsip (JRA). Sehingga dapat menghemat tempat, biaya, serta waktu.
Pemusnahan arsip merupakan upaya menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna. Pemusnahan difokuskan pada arsip yang telah melewati batas waktu penyimpanan dan tidak memiliki nilai guna lagi.
Tahap pemusnahan melalui proses cukup panjang. Sebelum pemusnahan arsip, Dispusar membentuk tim melakukan pengecekan dan penelitian terhadap arsip yang akan diusulkan untuk dilakukan proses pemusnahan sesuai Perundang-undangan.
Apabila sudah melewati batas yang diatur melalui Perbub Nomor 28 tahun 2023 tentang jadwal retensi arsip dan berketerangan musnah maka arsip akan dimusnahkan sesuai aturan yang berlaku. Jika masih aktif, arsip tak bisa dimusnahkan dan akan diselamatkan (disimpan). “Arsip yang dimusnahkan itu, arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna,” jelas Gede Suardana.
Gede Suardana mengajak perangkat daerah selaku pencipta arsip di Kabupaten Gianyar melaksanakan pemusnahan arsip sesuai yang diatur dalam Perbub Nomor 28 tahun 2023 tentang JRA.
Arsip yang berketerangan musnah apabila tidak dimusnahkan ibarat menyimpan barang yang sudah tidak berguna sehingga membutuhkan biaya perawatan, susah dalam penemuan kembali. “Kami selaku lembaga pembina kearsipan siap mendampingi apabila OPD ada rencana memusnahkan arsipnya,” ujar Gede Suardana. 7 nvi
Komentar