Dimusnahkan, Arsip Tahun 1952–2004 Pemkab Tabanan
Untuk pertamakalinya, Pemkab Tabanan menggelar kegiatan pemusnahan arsip di depan kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tabanan, Kamis (14/11).
TABANAN, NusaBali
Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang tidak berguna lagi dan yang habis masa retensi, yakni tahun 1958-2004. Arsip dimusnahkan dengan mesin pencacah.
Adapun arsip yang dimusnahkan sebanyak 350 box terdiri dari 124.467 lembar arsip. Arsip yang dimusnakan milik BP7, Kepegawaian dan Sekretariat Daerah yang tersimpan di ruang arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tabanan. Pemusnahan arsip dihadiri Staf Ahli Bupati I Nyoman Sumartana, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tabanan I Wayan Kotio, dan OPD terkait di lingkungan Pemkab Tabanan.
Wayan Kotio menjelaskan proses untuk bisa melakukan pemusnahan arsip ini terbilang cukup lama yakni sejak awal 2019. Karena dalam pemusnahan arsip memang harus sesuai aturan dan mekanisme yang telah diatur oleh undang-undang, dan tidak terkesan sembarangan. Diawali dengan pembentukan tim penilai arsip yang terdiri dari arsiparis, Inspektorat, dan bagian hukum. Tim inilah yang selanjutnya membuat daftar arsip, melakukan penilaian apakah dipandang layak untuk dimusnahkan atau tidak.
Tim ini juga bertugas menilai arsip sesuai dengan penilaian jadwal retensi arsip (JTA), yang nantinya daftar usul yang sudah dinilai diajukan ke Arsip Nasional Republik Indonesia untuk mendapatkan persetujuan apakah benar sudah boleh dimusnahkan atau tidak.
“Setelah dinilai kembali oleh Arsip Nasional dan telah dinyatakan boleh untuk dimusnahkan, barulah Bupati Tabanan membuat surat keputusan persetujuan pemusnahan arsip,” tutur Kotio.
Diakui Kotio, pemusnahan arsip oleh Dinas Persip Tabanan ini baru pertama kali dilakukan setelah adanya dasar hukum pelaksanaannya. Seperti UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang ditindaklanjuti dengan turunnya PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU tersebut, dan juga Perda Nomor 13 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan serta Perbup Nomor 35 Tahun 2019 tentang Pelaksanaan Perda Arsip.
“Sebelumnya tidak ada payung hukum sehingga kami tidak berani lakukan pemusnahan. Ke depan tiap-tiap OPD diharapkan bisa melaksanakan pemusnahan arsip disesuaikan dengan mekanisme dan aturan yang diatur oleh UU,” tegasnya.
Kotio menambahkan, ke depan setiap tahun akan dilakukan pemusnahan arsip karena pemkab telah mempunyai dasar hukum. Arsip yang tidak berguna lagi dan arsip yang tidak ada perkara hukum akan dimusnahkan, sehingga arsip-arsip yang disimpan di gedung arsip pemda adalah arsip yang permanen dan statis. “Dampak dari pemusnahan arsip yang sudah tidak layak guna adalah untuk mengefektifkan tempat penyimpanan agar efisien,” tandas Kotio. *des
Adapun arsip yang dimusnahkan sebanyak 350 box terdiri dari 124.467 lembar arsip. Arsip yang dimusnakan milik BP7, Kepegawaian dan Sekretariat Daerah yang tersimpan di ruang arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tabanan. Pemusnahan arsip dihadiri Staf Ahli Bupati I Nyoman Sumartana, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tabanan I Wayan Kotio, dan OPD terkait di lingkungan Pemkab Tabanan.
Wayan Kotio menjelaskan proses untuk bisa melakukan pemusnahan arsip ini terbilang cukup lama yakni sejak awal 2019. Karena dalam pemusnahan arsip memang harus sesuai aturan dan mekanisme yang telah diatur oleh undang-undang, dan tidak terkesan sembarangan. Diawali dengan pembentukan tim penilai arsip yang terdiri dari arsiparis, Inspektorat, dan bagian hukum. Tim inilah yang selanjutnya membuat daftar arsip, melakukan penilaian apakah dipandang layak untuk dimusnahkan atau tidak.
Tim ini juga bertugas menilai arsip sesuai dengan penilaian jadwal retensi arsip (JTA), yang nantinya daftar usul yang sudah dinilai diajukan ke Arsip Nasional Republik Indonesia untuk mendapatkan persetujuan apakah benar sudah boleh dimusnahkan atau tidak.
“Setelah dinilai kembali oleh Arsip Nasional dan telah dinyatakan boleh untuk dimusnahkan, barulah Bupati Tabanan membuat surat keputusan persetujuan pemusnahan arsip,” tutur Kotio.
Diakui Kotio, pemusnahan arsip oleh Dinas Persip Tabanan ini baru pertama kali dilakukan setelah adanya dasar hukum pelaksanaannya. Seperti UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang ditindaklanjuti dengan turunnya PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU tersebut, dan juga Perda Nomor 13 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan serta Perbup Nomor 35 Tahun 2019 tentang Pelaksanaan Perda Arsip.
“Sebelumnya tidak ada payung hukum sehingga kami tidak berani lakukan pemusnahan. Ke depan tiap-tiap OPD diharapkan bisa melaksanakan pemusnahan arsip disesuaikan dengan mekanisme dan aturan yang diatur oleh UU,” tegasnya.
Kotio menambahkan, ke depan setiap tahun akan dilakukan pemusnahan arsip karena pemkab telah mempunyai dasar hukum. Arsip yang tidak berguna lagi dan arsip yang tidak ada perkara hukum akan dimusnahkan, sehingga arsip-arsip yang disimpan di gedung arsip pemda adalah arsip yang permanen dan statis. “Dampak dari pemusnahan arsip yang sudah tidak layak guna adalah untuk mengefektifkan tempat penyimpanan agar efisien,” tandas Kotio. *des
1
Komentar